Chào mừng bạn đến với Flux Digital !

Chúng tôi, như một tập thể sáng tạo, luôn không ngừng tìm kiếm sự học hỏi để nâng cao bản thân. Mục tiêu của chúng tôi là mang đến cho khách hàng những chiến lược tối ưu nhất, những thiết kế độc đáo và những video tinh tế. Đam mê mãnh liệt luôn là nguồn cảm hứng để chúng tôi tìm kiếm những ý tưởng độc đáo, mới mẻ và hiệu quả hơn.
Flux Digital sẽ giúp doanh nghiệp của bạn bứt phá hơn.

Brief Là Gì? Các Yếu Tố Tạo Nên Một Brief Hoàn Hảo

Đối với những ai hoạt động trong lĩnh vực Marketing hay truyền thông – quảng cáo, chắc hẳn không còn xa lạ với thuật ngữ “Brief”. Vậy Brief là gì? Tầm quan trọng của Brief trong Marketing ra sao? Để tạo ra một Brief chuẩn chỉnh cần những yếu tố gì? Cùng Flux Digital “đào bới” thật sâu để khám phá những điều thú vị bên trong bài viết này nhé!

1. Brief là gì?

Để giải thích một cách dễ hiểu nhất, bạn hãy hình dung theo 2 góc nhìn sau đây:

  • Trong trường hợp bạn là Content Creator. Khi bạn muốn triển khai một dự án sáng tạo, bạn cần Brief (tóm tắt) ý tưởng, mục tiêu và yêu cầu của mình đến với team thiết kế. Sau đó, team thiết kế sẽ dựa vào những thông tin từ Brief của bạn và bắt đầu thực hiện.
  • Đối với trường hợp bạn làm tại công ty cung cấp dịch vụ Marketing (Agency). Trước khi bắt đầu một dự án truyền thông – quảng cáo, bạn thường nhận được một bản Brief từ khách hàng (Client). Trong đó bao gồm thông tin về: mục tiêu, đối tượng, thông điệp, ngân sách, thời hạn và những thông tin liên quan khác.
Brief là gì?

Tóm lại, bạn có thể hiểu Brief là một bản tóm tắt thông tin và yêu cầu công việc. Brief được áp dụng rộng rãi trong Marketing nói riêng và các lĩnh vực khác nói chung. Đây là một công cụ quan trọng trong việc Client truyền đạt thông tin đến các Agency. Một bản Brief hoàn chỉnh thường bao gồm: mục tiêu, yêu cầu, thông điệp, đối tượng và những yêu tố khác (sẽ được tìm hiểu rõ hơn ở mục 4).

Brief còn được thể hiện ở nhiều hình thức khác nhau như: văn bản, lời nói hoặc phổ biến nhất là trình bày qua Power Point. Tuỳ vào quy mô và tính chất của dự án, bạn có thể chọn hình thức phù hợp nhất nhé.

2. Tầm quan trọng và lợi ích của Brief trong Marketing là gì?

Như đã đề cập, Brief là một công cụ quan trọng giúp kết nối vững chắc giữa Client và Agency. Hầu như trong bất kỳ chiến dịch Marketing nào, từ nhỏ đến lớn, đều cần đến Brief. Một bản tóm tắt thông tin đầy đủ sẽ giúp các nhóm tham gia nắm rõ yêu cầu, mục đích và chiến dịch sắp được thực hiện.

Tầm quan trọng của Brief trong Marketing là gì?

Ngoài việc được xem là nền móng quan trọng dẫn đến thành công của mọi chiến dịch/dự án, Brief còn mang lại những lợi ích cụ thể như sau:

  • Đặt mục tiêu cho chiến lược tiếp thị dễ dàng qua trình nghiên cứu và những thông tin từ Brief.
  • Giúp mô tả chi tiết, dễ hiểu về ý tưởng và mục đích cả dự án.
  • Nắm được các cột mốc để theo dõi biến động và kết quả trong quá trình thực hiện dự án.
  • Linh hoạt trong giao việc và theo dõi tiến độ từ cả đội và các đối tác liên quan.
  • Thuận tiện xem xét, phân tích và đánh giá mức độ thành công của dự án.
  • Có thể nghiên cứu và phân tích đối tượng mực tiêu dễ dàng hơn.

Qua đó, Brief mang lại cái nhìn bao quát cho cả mục tiêu, hành trình và đích đến của dự án. Việc nắm rõ các đầu việc cần triển khai sẽ hạn chế tối đa sự nhầm lẫn và thiếu sót trong cả quá trình.

3. Các loại Brief phổ biến hiện nay

Trên thực tế, có rất nhiều loại Brief phục vụ cho từng mục đích lớn nhỏ khác nhau như: Creative Brief, Communication Brief, Client Brief, Marketing Brief, Website Brief, Event Brief hay cả Social Media Brief và Video Brief,… Tuy nhiên, dưới đây là một số loại Brief thông dụng mà mọi người thường hay nhắc đến:

3.1. Creative Brief:

Creative Brief là gì? Đây là dạng Brief được dùng trong nội bộ Agency. Creative Brief thường được tạo và theo dõi bởi nhân viên Account của công ty. Loại này thường dành cho những việc liên quan đến: quảng cáo, thiết kế, sáng tạo nội dung, sản xuất video,… Sau khi nhận Brief, Creative Team sẽ dựa vào đó để triển khai và hoàn thành yêu cầu theo các mốc thời gian định sẵn.

Creative Brief là gì?

Creative Brief thường bao gồm những yếu tố sau:

  • Overview: Bối cảnh, phạm vi và mục tiêu dự án.
  • Target Audience: Mô tả chi tiết về đối tượng khách hàng lý tưởng, gồm các yếu tố nhân khẩu học, nhu cầu và mong muốn.
  • Key Message: Trình bày rõ ràng về thông điệp muốn truyền tải như lợi ích, giá trị hoặc cảm xúc liên quan đến sản phẩm/dịch vụ.
  • SMP (Single – Minded – Proposition): Những ảnh hưởng quan trọng mà sản phẩm/dịch vụ mang lại cho khách hàng.
  • Requirements: Mô tả yêu cầu cần thiết trong sản phẩm đầu ra sáng tạo (logo, slogan, hình ảnh, âm thanh và video).
  • Budget: Ước lượng chi phí thực hiện dự án.

3.2. Communication Brief

Communication Brief là gì? Loại Brief này thường được Client và bộ phận Account của Agency sử dụng để trao đổi tất cả những thông tin và hoạt động trong dự án. Conmunication Brief thường được Agency soạn thảo để cung cấp cho Client. Nội dung trình bày áp dụng nguyên tắc 5W1H (What, When, Where, Why, Who và How). Mục đích để trình bày những ý tưởng và kế hoạch truyền thông cụ thể của Agency cho dự án.

Communication Brief là gì?

Một bản Communication Brief bao gồm những nội dung sau:

  • Project: Mục tiêu và yêu cầu của chiến dịch.
  • About Brand: Những thông tin nghiên cứu về thương hiệu, sản phẩm của khách hàng.
  • Rationale: Giải thích vấn đề cần giải quyết, cơ hội, hoặc thách thức mà chiến dịch sẽ đối mặt.
  • Objectives: Định rõ mục tiêu theo nguyên tắc SMART (tính cụ thể, đo lường được, tính khả thi, tính liên quan, giới hạn thời gian)
  • Industry Competitors: Phân tích đối thủ cạnh tranh trong cùng lĩnh vực.
  • Target Audience: Mô tả chi tiết về đối tượng mục tiêu cần nhắm đến.
  • Strategy: Trình bày thông điệp chính, ưu điểm cạnh tranh và giá trị cốt lõi của chiến dịch.
  • Communication Channels: Các phương tiện truyền thông hoặc nền tảng được chọn sử dụng cho chiến dịch.
  • Budget: Ngân sách ước lượng cho toàn bộ chi phí thực hiện chiến dịch.
  • Timing: Lịch trình chi tiết đặc tả các giai đoạn của chiến dịch và các hạn chót cụ thể.
  • Evaluation: Lập nên các chỉ số để đánh giá hiệu suất chiến dịch.

3.3. Client Brief

Client Brief là gì? Đây là loại văn bản mà Client gửi đến Agency. Thông qua Client Brief, khách hàng có thể diễn đạt rõ ràng về mục tiêu, yêu cầu và kỳ vọng của họ đối với dự án.

Client Brief bao gồm những yếu tố quan trọng sau đây:

  • Overview: Cung cấp cái nhìn tổng quan về dự án. Mô tả ngắn gọn về mục tiêu chính và tầm quan trọng của nó.
  • Background: Chi tiết về thương hiệu, sản phẩm/dịch vụ và tạo ra bối cảnh cho dự án.
  • Objectives: Xác định mục tiêu cụ thể mà Client muốn đạt được.
  • Target Audience: Mô tả chi tiết về đối tượng mục tiêu mà Client muốn nhắm đến.
  • Key Messages: Những thông điệp quan trọng mà Client muốn truyền đạt đến đối tượng mục tiêu.
  • Budget: Ngân sách dự kiến cho chiến dịch, bao gồm cả chi phí sáng tạo và quảng cáo.
  • Expectations: Nêu lên những kỳ vọng mà Client mong đợi đạt được từ chiến dịch.
  • Timeline: Lịch trình dự kiến cho việc triển khai dự án (các giai đoạn và các hạn chót cụ thể).
  • Approval Process: Trình bày quy trình phê duyệt nội dung và sản phẩn cuối cùng của dự án.

4. 7 Yếu tố tạo nên một Brief hoàn hảo

Vừa rồi là giai đoạn tìm hiểu về khái niệm Brief là gì, tầm quan trọng và những loại Brief phổ biến. Giờ thì hãy cùng Flux Digital khám phá cách tạo nên một bản Brief hoàn hảo nhé!

Cho dù là loại nào, để tạo nên một bản Brief chuẩn chỉnh, bạn cần nắm rõ những nguyên tắc sau đây:

4.1. Đảm bảo Brief ngắn gọn, dễ hiểu, bao hàm ý chính quan trọng

Thực tế, khi soạn thảo một bản Brief, ai cũng muốn được trình bày rõ ràng và chi tiết nhất có thể. Tuy nhiên, nếu cố gắng để nhồi nhét thông tin vào Brief sẽ dẫn đến dài dòng. Như vậy rất khó để đối phương có thể hiểu và nắm trọn những thông tin cần thiết. Vậy nên, hãy đảm bảo Brief được trình bày ngắn gọn, dễ hiểu và có tính logic. Nêu bật những thông tin quan trọng nhằm đảm bảo mọi bên liên quan đều nắm rõ và không bỏ sót bất kỳ thông tin nào.

4.2. Xác định mục tiêu rõ ràng

Để đạt được hiệu suất tốt nhất từ dự án thì mục tiêu phải được xác định rõ ràng. Mục tiêu cụ thể, đo lường được và có thời hạn luôn tốt hơn cho việc hình dung điểm đến. Bước xác định mục tiêu được xem là bước quan trọng nhất của Brief. Mục tiêu không rõ ràng đồng nghĩa với việc kế hoạch không được triển khai đúng hướng và kết quả cũng không như mong đợi.

Mục tiêu trong Brief phải rõ ràng

Vì thế, việc hiểu rõ mong muốn và mục tiêu là cực kỳ cần thiết. Hãy thực hiện Brainstorm và áp dụng nguyên tắc SMART để chắc chắn tối ưu mục tiêu dự án bạn nhé!

4.3. Cung cấp đầy đủ thông tin của những bên liên quan

Một bản Brief hoàn hảo cần cung cấp đầy đủ thông tin của những bên liên quan trong dự án. Như vậy, những người thực hiện sẽ dễ dàng định hướng và theo dõi chuẩn xác mọi tiến trình.

  • Về Phía Agency: Mọi thông tin về các thành viên tham gia cần được trình bày một cách cụ thể. Từ người chịu trách nhiệm nội dung đến các bên chịu trách nhiệm hình ảnh hay truyền thông. Phải đảm bảo tất cả đều cần được ghi chú chi tiết. Qua đó sẽ đặt ra một bức tranh tổng thể mà các bên đều có thể hình dung và biết rõ ai hay bộ phận nào chịu trách nhiệm cho phần việc nào. Cuối cùng là thuận lợi hơn trong việc đánh giá hiểu quả từng phần.
  • Về Phía Client: Brief cần phải chú ý đến việc xác định người chịu trách nhiệm cho dự án. Cần chỉ ra ai sẽ đảm bảo và giải quyết mọi vấn đề nếu có sự cố xảy ra. Việc này tạo nên sự minh bạch trong quá trình làm việc cũng như tăng cường trách nhiệm và sự hỗ trợ từ phía Client.

4.4. Phân tích đối thủ cạnh tranh

“Biết mình biết ta, trăm trận trăm thắng”

Hiểu rõ đối thủ cạnh tranh là chìa khóa để xây dựng chiến lược hiệu quả. Phân tích cạnh tranh giúp định rõ thách thức và cơ hội, đồng thời hỗ trợ trong việc đưa ra quyết định chiến lược phù hợp với thị trường. Vậy nên, trước khi thực hiện bất kỳ dự án truyền thông nào cũng không nên bỏ qua bước này.

4.5. Phát triển dự án

Ngay khi những yếu tố nền móng như mục tiêu, đối tượng, đối thủ cạnh tranh đã được xác định rõ, bước tiếp theo là tập trung vào việc phát triển chi tiết dự án. Bước này giúp đội ngũ thực hiện hiểu rõ về mục tiêu, yêu cầu, những điều cần làm và những kết quả cần đạt được. Qua đó, cung cấp hướng dẫn cụ thể để tối ưu hóa quá trình triển khai.

4.6. Xác định các mốc thời gian

Xác định các mốc thời gian hợp lý là cơ sở để quản lý dự án hiệu quả. Điều này có tác động mạnh mẽ đến tiến độ công việc. Nếu không có các mốc thời gian quy định, việc tiến hành dự án có thể xảy ra trì hoãn làm ảnh hưởng đến mục tiêu của toàn dự án. Vì thế, người xây dựng Brief cần phải có khả năng sắp xếp và phân phối thời gian hợp lý.

4.7. Lập ngân sách chi tiết và kế hoạch dự phòng

Ngân sách là một phần không thể thiếu trong một chiến dịch Marketing – Truyền thông, dù ít hay nhiều. Việc xác định ngân sách giúp kiểm soát tài chính và đảm bảo sự minh bạch. Ngoài ra, đừng quên trang bị một kế hoạch dự phòng để đối phó với những biến động hay những phát sinh khác.

5. Quy trình sử dụng Brief của Client với Agency

Như đã truyền đạt, Brief được xem như phương tiện giao tiếp chính giữa Client và Agency. Để hạn chế tối đa việc hiểu lầm và xung đột giữa hai bên trong quá trình hợp tác thì một quy trình cụ thể khi dùng Brief là điều cần quan tâm. Dưới đây là những bước cụ thể mà Flux Digital muốn chia sẻ tới bạn.

5.1 Brief

Client mở đầu quá trình bằng việc truyền đạt Brief đến Agency, cung cấp những thông tin quan trọng cho dự án như: mục tiêu, đối tượng, yêu cầu, thông điệp,… (như đã đề cập ở mục 3.3). Brief là bước đầu tiên để bắt đầu bất kỳ dự ác hợp tác nào giữ Client và Agency. Đây cũng là bằng chứng và cơ sở lý luận cho cả hai bên khi có những phát sinh khác về sau.

5.2. Pitching

Sau khi nhận Brief từ Client, các Agency bước vào giai đoạn Pitching. Đội ngũ Account và Planner sẽ trình bày một bản kế hoạch tổng quan cho chiến dịch, được gọi là Proposal qua hình thức thuyết trình. Mục tiêu của giai đoạn này là để Client có cái nhìn bao quát về cách mà Agency sẽ thực hiện dự án. Sau đó, Client sẽ lựa chọn Agency phù hợp nhất để hợp tác và lên kế hoạch triển khai.

Agency tiến hành Pitching với Client

5.3. Planning

Khi Agency đã hiểu rõ yêu cầu từ khách hàng, họ bắt đầu lên kế hoạch từ cấp tổng quan đến chi tiết cho chiến dịch. Trong đó, bao gồm những yếu tố quan trọng như:

  • Big idea và ngân sách: Big Idea là “hạt nhân sáng tạo” của chiến lược, đồng thời phải đảm bảo phù hợp với ngân sách đưa ra.
  • Kế hoạch thực thi: Phân tích và lên kế hoạch thực thi dự án chi tiết theo từng bộ phận và nhiệm vụ. Đặt ra các giai đoạn cụ thể (theo tuần, tháng hoặc theo những đợt công việc khác nhau). Mỗi giai đoạn cần được mô tả chi tiết với các công việc, nhiệm vụ cụ thể và mục tiêu đặt ra.
  • Xác định thời hạn và công việc ưu tiên: Đặt ra các thời hạn cụ thể cho từng giai đoạn và nhiệm vụ. Ưu tiên các công việc quan trọng để đảm bảo tiến độ và kiểm soát thời gian hiệu quả.
  • Theo dõi và đánh giá: Lập hệ thống theo dõi tiến độ và cơ chế đánh giá từng giai đoạn. Điều này giúp kiểm soát quy trình, phát hiện và giải quyết vấn đề kịp thời.

5.4. Production

Sau khi kế hoạch được duyệt thông qua Client, Agency tiến hành và thực thi dự án. Đây là quá trình sáng tạo nội dung, thiết kế hình ảnh và video theo kế hoạch đã lên trước đó. Mục tiêu là chuyển đổi các ý tưởng thành hiện thực để đưa lên các kênh truyền thông.

5.5. Advertising

Những sản phẩm tuyền thông sau khi được công khai trên các nền tảng mạng sẽ được tối ưu qua các chiến dịch quảng cáo. Việc này giúp tăng khả năng tiếp cận tới đối tượng mục tiêu và đạt hiệu quả tốt nhất.

5.6. Report & Payment

Khi chiến dịch kết thúc, Client và Agency sẽ họp để đánh giá và rút kinh nghiệm từ trải nghiệm. Từ đó, đưa ra những đề xuất chiến lược mới để cải thiện hiệu quả truyền thông. Bước cuối cùng là quy trình nghiệm thu và thanh toán dựa trên Budget đã đưa ra từ đầu.

6. Tham khảo các mẫu Brief chuẩn

Chắc hẳn bạn đọc đã giải đáp được thắc mắc về Brief là gì và cách ứng dụng Brief trong Marketing như thế nào rồi đúng không? Giờ hãy cũng Flux Digital tham khảo một số mẫu Brief chuẩn sau đây nhé!

Mẫu Creative Brief
Creative Brief
Mẫu Design Brief
Design Brief
Mẫu Communication Brief
Communication Brief

Lời kết

Mọi thông tin về Brief là gì và những yếu tố để tạo nên một Brief hoàn hảo đã được Flux Digital trình bày chi tiết trong bài viết trên. Đây là một yếu tố quan trọng để đạt được thành công trong mọi lĩnh vực, đặc biệt là Marketing. Cảm ơn bạn đọc đã luôn tin tưởng và đồng hành cùng Flux Digital. Đừng quên theo dõi những bài viết tiếp theo để cập nhật kiến thức mới nhé!

5/5 - (2 votes)

Bài viết mới nhất